Структура кадровой службы предприятия определяется в зависимости от организационной структуры предприятия, учреждения, организации, видов его деятельности и штатной численности работников. На крупных предприятиях, как правило, кадровой службой руководит заместитель директора по кадрам (персоналу) или, например, заместитель председателя правления АО по кадрам, которому подчиняется непосредственно отдел кадров, административно-хозяйственная служба с подразделениями и др.
Если на предприятии его структурой предусмотрено, что кадровыми вопросами ведает отдел кадров, возглавляемый начальником отдела кадров, то в этом случае этот начальник всегда подчинен непосредственно руководителю предприятия, который через него координирует кадровую работу на предприятии.
Если на предприятии численность работников небольшая и нет специальной кадровой службы, то обычно в штатном расписании предусматривается должность инспектора по кадрам.
На некоторых предприятиях, где введение должности инспектора по кадрам нецелесообразно, руководитель предприятия приказом о назначении ответственного за ведение кадровой работы одному из работников (обычно секретарю или специалисту по делопроизводству, а нередко и работникам бухгалтерии) поручает ведение кадрового делопроизводства, трудовых книжек, табельного учета и оформление документов для назначения пенсии.
Для правильной организации работы с кадрами на любом предприятии изначально должны быть составлены и утверждены в установленном порядке:
- коллективный договор;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- должностные инструкции;
- положения об отделах и службах предприятия и другие документы.
Правила внутреннего трудового распорядка
Правилами внутреннего трудового распорядка (или положения о персонале) является внутренний (локальный) нормативный документ предприятия, предусматривающий организацию работы предприятия, внутриобъектный режим работы (режим рабочего дня, например, с 8-00 до 17-00, с перерывом на обед с 12-00 до 13-00 и т. п.), взаимные обязанности предприятия и работников, порядок направления работников в командировки, предоставления отпусков и т. д. Необходимость этого документа на предприятии предусмотрена ст. 21, 29, 52 и 66 КЗоТ.
На сегодняшний день при составлении правил внутреннего трудового распорядка можно руководствоваться постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 20.07.84 г. № 213, которое согласно постановлению Верховной рады Украины от 12.09.91 г. № 1545-XII "О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства Союза ССР" применяется в части, не противоречащей действующему законодательству.
Для правильной организации работы каждому предприятию необходимо разработать свои правила внутреннего трудового распорядка, которые должны быть утверждены по представлению директора предприятия трудовым коллективом на общем собрании. Каждого вновь принятого работника необходимо ознакомить с этими правилами под роспись в отделе кадров (или службе управления персоналом).
При составлении правил внутреннего трудового распорядка можно также воспользоваться следующими документами министерств и ведомств:
• Типовыми правилами внутреннего распорядка для работников государственных учебно-воспитательных заведений Украины, утвержденными приказом МОН от 20.12.93 г. № 455;
• Отраслевыми правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными приказом Минздрава от 18.12.2000 г. № 204-о;
• Правилами внутреннего трудового распорядка для работников центрального аппарата Министерства аграрной политики Украины, утвержденными приказом Минагрополитики от 17.02.2004 г. № 39;
• Правилами внутреннего трудового распорядка для работников аппарата Госводхоза Украины, утвержденными приказом Государственного комитета по водному хозяйству от 12.12.2003 г. № 349, и др.
Штатное расписание
В соответствии с уставом предприятия, исходя из целей и предмета его деятельности, владельцем предприятия устанавливается (определяется) его структура и штатная численность, оформляемые специальным документом, на основании которого составляется штатное расписание предприятия, предусматривающее его должностной и численный состав.
Штатным расписанием является документ, определяющий состав работников предприятия с указанием их должностей и должностных окладов.
При определении необходимой численности работников следует руководствоваться Методикой расчета численности отдельных категорий работников на основании норм по труду, утвержденной приказом Минтруда от 04.09.2000 г. № 222.
При разработке и утверждении штатного расписания собственник или уполномоченный им орган должен присваивать штатным единицам только такие наименования должностей и профессий, которые соответствуют Классификатору профессий ДК 003:2005, утвержденному приказом Госкомитета Украины по вопросам технического регулирования и промышленной политики от 26.12.2005 г. № 375 (далее - Классификатор профессий).
Штатное расписание утверждается, как правило, в начале года руководителем предприятия и действует в течение календарного года, что также следует из письма Минтруда от 20.01.2005 г. № 18-23.
Необходимо отметить, что штатное расписание составляется и для вспомогательных работников предприятия с почасовой оплатой труда, обслуживающих основное производство. Однако для работников со сдельной оплатой труда составление штатного расписания, как правило, на практике не применяется.
Штатное расписание следует составлять не поименно, с указанием наименований должностей и фамилий работников, как это иногда встречается на предприятиях, а по структурным подразделениям в порядке подчиненности, в том числе учитывая подчиненность внутри структурного подразделения (например, гл. бухгалтер - 1, зам. гл. бухгалтера - 1, экономист 1-й категории - 2, бухгалтер 2-й категории - 4 и т. д.).
Поправки в штатное расписание вносятся в случае незначительных изменений организационной структуры, а именно введения новых должностей и/или изменения окладов. В этом случае издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен отражать обоснования внесения изменений и содержать формулировку этих изменений. Если руководителем предприятия издается такой приказ, то штатное расписание, утвержденное в начале года, можно не менять, а руководствоваться приказом о внесении изменений в штатное расписание.
Если же в течение календарного года структура предприятия трансформируется существенно, то целесообразно издавать приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции. В таком случае штатное расписание составляется с учетом всех изменений и утверждается руководителем предприятия на момент внесения этих изменений. Следует отметить, что ежемесячно менять и утверждать штатное расписание нецелесообразно.
Должности работников-совместителей, также как и остальных работников предприятия, для которых эта работа является основной, должны быть предусмотрены в штатном расписании.
При изменении штатного расписания следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 32 и 103 КЗоТ собственник или уполномоченный им орган обязан уведомить работника об изменении условий оплаты труда в сторону ухудшения или изменении существующих условий труда (в том числе и изменении оплаты труда в сторону уменьшения) не позднее, чем за 2 месяца до их изменения.
Должностные инструкции
Для регламентации организационно-правового положения работника на предприятии, его обязанностей, прав и ответственности по поручению руководителя предприятия (о чем издается соответствующий приказ) отделом кадров (службой управления персоналом) или руководителями структурных подразделений (начальниками отделов, заведующими лабораториями и т. д.) разрабатываются должностные инструкции, которые согласовываются с юридической службой и утверждаются руководителем предприятия.
Должностные инструкции должны разрабатываться и утверждаться по каждой должности, предусмотренной штатным расписанием (см. письмо Минтруда от 03.10.2005 г. № 36-508). При разработке должностных инструкций учитываются конкретные задания и обязанности, функции, полномочия, права, ответственность работников. Для рабочих и технических служащих разрабатываются рабочие инструкции. При приеме на работу и заключении трудового договора каждый сотрудник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией под роспись.
В настоящее время в Украине создается национальная нормативная база квалификационных характеристик должностей и профессий работников разных отраслей экономики - справочник квалификационных характеристик профессий, который представляет собой систематизированный сборник описаний профессий, приведенных в Классификаторе профессий.
На сегодняшний день утверждены и применяются следующие выпуски указанного справочника:
• Выпуск 1 "Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности", утвержденный приказом Минтруда от 29.12.2004 г. № 336;
• Выпуск 2 "Сельское хозяйство, охота и связанные с ними услуги. Часть I. Сельское хозяйство и связанные с ним услуги", утвержденный приказом Минагрополитики от 07.06.2004 г. № 212;
• Выпуск 2 "Разделы: Общие профессии сельского хозяйства. Растениеводство. Овощеводство. Садоводство. Животноводство. Гидромелиоративные сооружения, оросительные и осушительные системы", утвержденный приказом Минагрополитики от 07.11.2003 г.;
• Выпуск 2 "Раздел. Гидромелиоративные сооружения, оросительные и осушительные системы", утвержденный приказом Государственного комитета Украины по водному хозяйству от 02.09.99 г. № 124;
• Выпуск 5 "Добывающая промышленность. Часть I", утвержденный приказом Минтопэнерго от 01.01.2001 г.;
• Выпуск 6 "Добыча нефти и природного газа", утвержденный приказом Минтопэнерго от 28.07.99 г.;
• Выпуск 7 "Общие профессии работников производств пищевой промышленности", утвержденный постановлением Государственного комитета по пищевой промышленности Украины от 19.02.97 г.;
• Выпуск 9 "Производство консервов", утвержденный приказом Минагрополитики от 30.12.2000 г. № 277;
• Выпуск 11 "Производства пищевой промышленности", утвержденный приказом Государственного комитета по пищевой промышленности Украины от 01.01.98 г.;
• Выпуск 11 "Производства пищевой промышленности. Часть 2. Разделы: Производство муки и круп. Производство готовых кормов для животных. Производство хлеба и хлебобулочных изделий. Производство макаронных изделий", утвержденный приказом Министерства агропромышленного комплекса Украины от 09.02.98 г.;
• Выпуск 18 "Справочник квалификационных характеристик профессий работников" (дополнительно см. приказ Государственного комитета информационной политики Украины от 04.08.99 г.);
• Выпуск 19 "Коксохимическое производство", утвержденный приказом Минпромполитики от 18.01.2002 г. № 28;
• Выпуск 20 "Производство синтетических каучуков, жирозаменителей и продуктов нефтехимии", утвержденный приказом Минпромполитики от 22.12.2006 г. № 485;
• Выпуск 21 "Переработка нефти, нефтепродуктов, газа, сланцев, угля. Обслуживание магистральных трубопроводов", утвержденный приказом Министерства энергетики Украины от 22.12.99 г. № 15-4315;
• Выпуск 24 "Производство стекловолокна, стекловолокнистых материалов, химического волокна и изделий из них", утвержденный приказом Минпромполитики от 28.08.2006 г. № 308;
• Выпуск 25 "Производство медикаментов, витаминов, медицинских, бактериальных и биологических препаратов и материалов", утвержденный приказом Государственного комитета Украины по медицинской и микробиологической промышленности от 22.04.97 г.;
• Выпуск 26 "Производство парфюмерной продукции и косметических средств", утвержденный приказом Государственного комитета по пищевой промышленности Украины от 01.01.98 г.;
• Выпуск 28 "Производство лака и красок", утвержденный приказом Минпромполитики от 22.12.2006 г. № 485;
• Выпуск 29 "Химико-фотографические производства", утвержденный приказом Минпромполитики от 28.08.2006 г. № 308;
• Выпуск 31 "Производство резиновых изделий", утвержденный приказом Минпромполитики от 22.12.2006 г. № 485;
• Выпуск 32 "Производство пластмассовых изделий", утвержденный приказом Минпромполитики от 22.12.2006 г. № 485;
• Выпуск 39 "Производство асбестовых технических изделий", утвержденный приказом Минпромполитики от 28.08.2006 г. № 308;
• Выпуск 40 "Черная металлургия", утвержденный приказом Минпромполитики от 18.01.2002 г. № 28;
• Выпуск 41 "Цветная металлургия", утвержденный приказом Минпромполитики от 18.01.2002 г. № 28;
• Выпуск 42 "Обработка металла. Разделы: Руководители, Профессионалы, Специалисты, Рабочие", утвержденный приказом Минпромполитики от 22.03.2007 г. № 120;
• Выпуск 42 "Обработка металла. Часть 2. Работники", утвержденный приказом Минпромполитики от 20.12.2001 г. № 236;
• Выпуск 43 "Производство металлических электродов", утвержденный приказом Минпромполитики от 18.01.2002 г. № 28;
• Выпуск 44 "Производство металлических канатов, сеток, пружин, щеток и цепей", утвержденный приказом Минпромполитики от 18.01.2002 г. № 28;
• Выпуск 47 "Производство радиоаппаратуры и аппаратуры проводной связи", утвержденный приказом Минпромполитики от 11.08.98 г. № 288;
• Выпуск 53 "Производство банок и крышек для пищевых консервов, туб и футляров из легких металлов", утвержденный приказом Минагрополитики от 30.12.2000 г. № 278;
• Выпуск 62 "Производство и распределение электроэнергии. Часть 1. Разделы: Эксплуатация оборудования электростанций и сетей, обслуживания потребителей энергии. Ремонт оборудования электростанций и сетей", утвержденный приказом Минтопэнерго от 16.03.2001 г. № 19;
• Выпуск 62 "Производство и распределение электроэнергии. Часть 2 "Атомные электростанции", утвержденный приказом Минтопэнерго от 24.06.2000 г. № 290;
• Выпуск 63 "Газовое хозяйство городов, поселков и населенных пунктов", утвержденный приказом Министерства энергетики Украины от 23.12.99 г. № 29-285;
• Выпуск 64 (Раздел 1) Справочник квалификационных характеристик профессий работников, утвержденный приказом Госстроя от 13.10.99 г. № 249;
• Выпуск 64 (Раздел 2) Справочник квалификационных характеристик профессий работников, утвержденный приказом Госстроя от 21.02.2000 г. № 32;
• Выпуск 65 "Торговля и общественное питание", утвержденный приказом Министерства внешних экономических связей и торговли Украины от 30.11.99 г. № 918;
• Выпуск 66 "Железнодорожный транспорт и метрополитен. Часть 1. Руководители, профессионалы, специалисты и технические служащие", утвержденный приказом Минтранса от 28.11.2001 г. № 834;
• Выпуск 66 "Железнодорожный транспорт и метрополитен. Часть 2. Работники", утвержденный приказом Минтранса от 17.12.99 г. № 601;
• Выпуск 67 "Водный транспорт. Раздел. Морской транспорт", утвержденный приказом Минтранса от 10.12.2001 г. № 863;
• Выпуск 67 "Водный транспорт. Раздел. Госгидрография", утвержденный приказом Минтранса от 21.08.2003 г. № 663;
• Выпуск 67 "Водный транспорт. Раздел. Речной транспорт", утвержденный приказом Акционерной судоходной компании "Укрречфлот" от 15.07.98 г. № 99;
• Выпуск 68 "Авиационный транспорт", утвержденный приказом Минтранса от 17.07.2002 г. № 488;
• Выпуск 69 "Автомобильный транспорт", утвержденный приказом Минтранссвязи от 14.02.2006 г. № 136;
• Выпуск 70 "Связь. Разделы: "Электросвязь", "Почтовая связь", утвержденный приказом Госкомсвязи от 04.10.2000 г. № 144;
• Выпуск 71 "Финансы, кредит, страхование и пенсионное обеспечение. Разделы "Пенсионное обеспечение", "Фондовый рынок", утвержденный приказом Минтруда, ГКЦБФР, Союза налоговых консультантов, Сберегательного банка от 01.01.2006 г.;
• Выпуск 76 "Справочник типовых профессионально-квалификационных характеристик должностей государственных служащих", утвержденный приказом Главного управления государственной службы Украины от 01.09.99 г. № 65;
• Выпуск 78 "Здравоохранение", утвержденный приказом Минздрава от 29.03.2002 г. № 117;
• Выпуск 79 "Ветеринарная деятельность", введенный в действие приказом Минагрополитики от 07.11.2006 г. № 653;
• Выпуск 80 "Социальные услуги", утвержденный приказом Минтруда от 14.10.2005 г. № 324;
• Выпуск 81 "Культура и искусство. Разделы: "Библиотеки, централизованные библиотечные системы", "Музеи и заведения музейного типа", "Деятельность клубных заведений, центров культуры и досуга, центров досуга, парков культуры и отдыха, зоопарков, научно-методических центров, домов народного творчества", утвержденный приказом Минкультуры от 14.04.2000 г. № 168;
• Выпуск 82 "Производство и распространение кино- и видеофильмов, утвержденный приказом Министерства культуры и искусств Украины от 25.10.2004 г. № 729;
• Выпуск 83 "Деятельность в отрасли радиовещания и телевидения", утвержденный приказом Государственного комитета информационной политики, телевидения и радиовещания Украины от 19.11.2002 г.;
• Выпуск 84 "Деятельность в области драматического искусства и прочая развлекательная деятельность", утвержденный приказом Минкультуры от 04.02.2000 г. № 32;
• Выпуск 85 "Спортивная деятельность", утвержденный приказом Государственного комитета Украины по вопросам физической культуры и спорта от 17.10.2002 г. № 2264;
• Выпуск 86 "Реклама и реставрационные работы", утвержденный приказом Минкультуры от 05.10.2000 г. № 492;
• Выпуск 87 "Жилищное и коммунальное хозяйство населенных пунктов", утвержденный приказом Государственного комитета строительства, архитектуры и жилищной политики Украины от 14.06.99 г. № 144;
• Выпуск 88 "Бытовое обслуживание населения (дополнительно см. приказ Украинского союза объединений, предприятий и организаций бытового обслуживания населения от 11.10.99 г.);
• Справочник квалификационных характеристик профессий работников МЧС Украины, утвержденный приказом МЧС от 07.10.2004 г. № 100.
При разработке должностных инструкций следует учитывать, что квалификационные характеристики каждой должности состоят из следующих разделов:
- общие положения;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- должен знать;
- квалификационные требования;
- специализация;
- примеры работ.
Положения об отделах и службах предприятия
Положением об отделе (службе) предприятия является документ, регламентирующий деятельность каждого отдела, в котором отражается его внутренняя организация (структура), место и роль в системе (организационной структуре предприятия) работы предприятия. На основании Положения об отделе (службе) предприятия организуется его деятельность, оцениваются результаты деятельности, а также составляется штатное расписание данного отдела (службы), должностные инструкции и др.
Положение об отделе (службе) разрабатывается руководителем отдела (службы). При этом учитывается специфика данного предприятия, особенности организации труда и управления на данном предприятии, содержание и функции, выполняемые отделом (службой). Положение о любом отделе (службе) должно состоять из следующих разделов:
- общие положения - в нем указывается точное название отдела (службы) и его место в организационной структуре предприятия, руководитель отдела (службы), а также перечень основных нормативных и инструктивных материалов, которыми отдел (служба) должен руководствоваться в своей деятельности;
- задачи - данный раздел должен содержать формулировку основных задач (направлений деятельности) отдела (службы);
- структура - в нем описывается внутренняя структура отдела (службы), перечень его подразделений и порядок распределения обязанностей между подразделениями и работниками отдела (службы);
- функции - этот раздел должен содержать всестороннюю характеристику деятельности данного отдела (службы) и степень его самостоятельности в решении тех или иных вопросов;
- взаимосвязь с другими подразделениями - в нем описывается взаимосвязь отделов (служб) предприятия в ходе осуществления деятельности и взаимные обязанности, отражается характеристика входящей и исходящей документации (плановой, отчетной, аналитической и др.), сроки и порядок ее представления и оформления;
- обязанности - в нем указывается перечень обязанностей отдела (службы) и его работников, которые они должны исполнять для достижения задач, определенных для данной структуры;
- права - этот раздел должен содержать перечень прав, предоставляемых руководителю и работникам отдела (службы), которые необходимы им для реализации возложенных на отдел (службу) функций;
- ответственность - в данном разделе отражается характеристика основных позиций, по которым руководитель отдела (службы) и его работники несут ответственность за выполнение возложенных на них задач, за достоверность данных, указанных в документации, подготавливаемой отделом (службой), за состояние трудовой дисциплины и др.
Положение об отделе (службе) предприятия должно согласовываться с руководителями тех отделов (служб), с которыми взаимодействует данный отдел (служба), после чего передается на утверждение руководителю предприятия. Основанием внесения изменений в положение об отделе (службе) предприятия является приказ руководителя предприятия. После утверждения один экземпляр Положения об отделе (службе) хранится у руководителя отдела (службы), а второй - в отделе кадров (службе управления персоналом).
Кадровое делопроизводство
Документы, оформляемые кадровой службой предприятия, относящиеся к кадровому делопроизводству, подразделяются на:
- распорядительные документы по личному составу (по кадрам или персоналу);
- учетные документы по кадрам (персоналу).
К распорядительным документам по личному составу относятся приказы (распоряжения) руководителя предприятия о:
- приеме, переводе и увольнении работников;
- предоставлении отпусков;
- поощрениях и взысканиях;
- внесении изменений в трудовую книжку (изменение фамилии, записей и т. д.).
Приказом Министерства статистики Украины от 09.10.95 г. № 253 "Об утверждении типовых форм первичного учета" утверждены следующие типовые формы приказов:
- № П-1 - Приказ (распоряжение) о приеме на работу;
- № П-5 - Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;
- № П-6 - Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;
- № П-8 - Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта).
Приказ о приеме на работу (№ П-1) применяется для учета принятых на работу работников и оформляется в отделе кадров на всех работников. Завизированный начальником отдела кадров или лицом, ответственным за принятие на работу, проект приказа в определенных случаях является пропуском в цех (отдел) для ознакомления с условиями работы. Согласие работника с условиями труда, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и другие отметки по необходимости проставляются на обратной стороне приказа. Подписанный руководителем предприятия (организации) приказ объявляется работнику под расписку, на основании которого сотрудник отдела кадров заполняет личную карточку и делает соответствующие записи в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или аналогичный ему документ.
Приказ о переводе на другую работу (№ П-5) применяется при оформлении перевода работника из одного цеха (отдела, участка) в другой и оформляется сотрудником отдела кадров в двух экземплярах, один из которых хранится в отделе кадров, а второй передается в бухгалтерию предприятия. Приказ визирует начальник цеха (отдела, участка) предыдущего и нового места работы и подписывает руководитель предприятия (организации), после чего отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. На обратной стороне приказа делаются отметки о несданных материальных и других ценностях, которые учитывались (числились) за работником по предыдущему месту работы.
Приказ о предоставлении отпуска (№ П-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, которые предоставляются работнику в соответствии с действующим законодательством, коллективным договором, контрактом, графиком отпусков. Данный приказ оформляется в двух экземплярах и подписывается начальником (мастером) цеха (отдела, участка) и руководителем предприятия (организации), один экземпляр приказа остается в отделе кадров, а второй передается в бухгалтерию. На основании приказа о предоставлении отпуска сотрудник отдела кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия делает расчет отпускных. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием количества дней отпуска делается отметка "без оплаты".
Приказ о прекращении трудового договора (контракта) (№ П-8) применяется при увольнении работника. Он оформляется сотрудником отдела кадров в двух экземплярах и подписывается начальником (мастером) цеха (отдела, участка) и руководителем предприятия (организации). Один экземпляр приказа остается в отделе кадров, а второй передается в бухгалтерию. На основании приказа о прекращении трудового договора бухгалтерия осуществляет расчет с работником.
Применение вышеуказанных форм приказов желательно и удобно, однако не обязательно.
В основном на предприятиях в настоящее время приказы оформляются на отдельных листах (формата А4) и подшиваются в специальные папки, а в рукописном виде - в специальные книги приказов по кадрам (обычно такие приказы имеют индекс "к"), оформленные в установленном порядке, пронумерованные, прошнурованные, подписанные руководителем и заверенные печатью предприятия.
Приказы по кадрам могут издаваться как индивидуальные, так и групповые, если на предприятии в течение одного дня издается большое количество приказов по кадрам. Принцип построения параграфов в групповых приказах следующий: сначала располагаются приказы о приеме на работу, затем о переводах, предоставлении отпусков, увольнении и другое (например, об изменении фамилии и т.п.).
Все оригиналы приказов по личному составу накапливаются и хранятся в отделе кадров (службе управления персоналом) или у лица, уполномоченного приказом директора вести кадровое делопроизводство. Все изданные приказы по личному составу предприятия заносятся в книгу регистрации приказов в хронологическом порядке. Образец такой книги регистрации приказов и порядок ее ведения приведен в письме Минтруда от 19.10.2005 г. № 09-487.
Как приказы, так и книга регистрации приказов являются документами постоянного хранения и по окончании 75-летнего срока хранения в архиве предприятия должны быть переданы в государственный архив. Такой же порядок соблюдается и при ликвидации предприятия. Сроки хранения документов указаны в Перечне типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденном приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41.
К учетным документам по кадрам (персоналу) предприятия относятся:
- личная карточка;
- личное дело;
- штатно-должностная книга;
- алфавитная книга;
- алфавитные карточки;
- книга учета бланков трудовых книжек;
- книга учета движения трудовых книжек;
- график отпусков;
- книга (журнал) учета отпусков.
Личная карточка по форме № П-2 ведется на всех работников предприятия и заполняется на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документа об окончании учебного заведения (при этом все записи делаются без сокращений). На лицевой стороне карточки указываются полное наименование предприятия, пол работника, номер личной карточки, табельный номер, а в графе "алфавит" - начальная буква фамилии работника. Личные карточки комплектуются в соответствии со штатным расписанием по структурным подразделениям, а внутри структурного подразделения - по фамилиям работников в алфавитном порядке. Записи в личной карточке заверяются подписями работника. Как следует из письма Госкомстата от 24.06.2005 г. № 14/1-2-25/58 форма № П-2 является обязательной как для юридических лиц, так и для физических лиц-предпринимателей.
Личное дело ведется на руководителей, специалистов и материально ответственных лиц предприятия и состоит из следующих частей:
- описи документов; - заявления о приеме на работу; - приказа о приеме на работу (копии); - личного листка по учету кадров; - автобиографии; - копий документов об образовании; - копий свидетельств о рождении детей; - копии трудового контракта и т. д.
По мере издания приказов они накапливаются в личном деле в хронологическом порядке. Личные дела работников хранятся как секретные документы предприятия. К ним могут иметь доступ только определенные должностные лица, круг которых ограничен и определяется распоряжением директора предприятия.
Штатно-должностная книга ведется на основании штатного расписания предприятия для отслеживания вакантных должностей и, как правило, заполняется карандашом.
Алфавитная книга ведется на всех работников предприятия с указанием Ф.И.О работников предприятия в алфавитном порядке, места работы и должности, а также номеров всех приказов по каждому работнику.
Алфавитные карточки по форме № П-3, которые оформляются на каждого работника на крупных предприятиях с целью облегчения работы отдела кадров (службы по работе с персоналом) с картотекой.
Книга учета бланков трудовых книжек (и вкладышей) по форме № П-9, в которую вносятся все операции, связанные с получением и использованием бланков трудовых книжек.
Книга учета движения трудовых книжек по форме № П-10, в которой регистрируются все трудовые книжки и вкладыши к ним, принятые от работников при трудоустройстве, а также вновь выданные трудовые книжки и вкладыши к ним. Кроме того, в этой книге указываются данные о выдаче трудовых книжек работникам при их увольнении, причем при такой выдаче работники должны поставить подпись и дату получения трудовой книжки.
График отпусков, который на основании ст. 10 Закона Украины от 15.11.96 г. № 504/96-ВР "Об отпусках" должен составляться в начале года на каждом предприятии для предоставления основных и дополнительных отпусков.
Книга (журнал) учета отпусков, который на основании ст. 10 Закона Украины от 15.11.96 г. № 504/96-ВР "Об отпусках" должен вестись на каждом предприятии, с указанием в ней номера приказа, на основании которого работник отправляется в отпуск, вида отпуска, а также даты начала и окончания отпуска.
Кроме того, в отделе кадров (службе управления персоналом) для правильного оформления трудовых книжек работников должны быть:
- печать отдела кадров (для заверения записей в трудовых книжках); - штамп с указанием наименования предприятия (проставляется в 3-й графе раздела "Сведения о работе" трудовых книжек при приеме на работу); - штамп "Выдан вкладыш".
Табельный учет рабочего времени
Табельный учет рабочего времени ведется по типовым формам № П-12, № П-13, № П-14, № П-15 и № П-16, утвержденным приказом Минстата от 09.10.95 г. № 253.
Табель учета рабочего времени представляет собой поименный список работников цеха (отдела), участка, предприятия и ведется отдельно по категориям (руководящий состав, служащие, рабочие), а в пределах категорий работающих - в порядке табельных номеров или в алфавитном порядке. Для ведения учета использования рабочего времени каждому работающему присваивается табельный номер. В случае увольнения (или перевода) работника в другой цех (отдел) его прежний табельный номер не может быть присвоен другому работнику и должен оставаться свободным не менее трех лет.
Табель составляется за два - три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц и документов по учету личного состава, оформленных должным образом (приказов о приеме, переводе, увольнении). Учет явок на работу и использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации, то есть отметки всех прибывших, или путем регистрации только неявок и опозданий.
Как следует из письма Минтруда от 01.06.2005 г. № 36-211, табель учета рабочего времени ведется как на постоянных, так и на временных работников.
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы № П-12, № П-13) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий работающих, контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном ими времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности. Указанный табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на то лицом и после соответствующего оформления передается в бухгалтерию.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу, фактически отработанном времени, работе в сверхурочное время или другие отклонения от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных должным образом (листка нетрудоспособности и т. п.). Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.).
Табель учета использования рабочего времени (форма № П-14) предназначен для учета использования рабочего времени работников с твердым месячным окладом или ставкой. Учет времени сверхурочных работ осуществляется на основании списков лиц, работавших сверхурочно (форма № 15). Эти списки с отметкой мастера о количестве фактически отработанного сверхурочного времени используются для записи в табель. Учет времени простоев осуществляется на основании листков учета простоев (форма № 16), которые с отметкой о времени простоев используются для записи в табель.
Заполнение данных в листках нетрудоспособности
К обязанностям работников кадровой службы или работников, которым поручено ведение кадрового делопроизводства, относится также и оформление первых двух разделов на обратной стороне листков нетрудоспособности, в которых наряду с целым рядом сведений необходимо указать и общий трудовой стаж работника.
С 1 января 2001 года согласно ст. 7 Закона от 18.01.2001 г. № 2240-III "Об общеобязательном государственном страховании в связи с временной утратой трудоспособности и расходами, обусловленными рождением и погребением" пособие по временной нетрудоспособности работников выплачивается и исчисляется в зависимости от страхового стажа работника, то есть периода, в течение которого лицо подлежало общеобязательному государственному социальному страхованию. Согласно п. 2 ст. 7 указанного закона до его вступления в силу (то есть до 1 января 2001 года) в страховой стаж засчитывается общий трудовой стаж работника в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством, действовавшим ранее. Порядок исчисления стажа до 1 января 2001 года регулировался Правилами исчисления общего трудового стажа для назначения работникам пособия по временной нетрудоспособности, утвержденными постановлением КМУ от 19.10.98 г. № 1658.
|
|